Überblick über den Legalisationprozess

Der Legalisationprozess für Dokumente in Malaysia folgt einer klaren Reihenfolge, die je nach Dokumententyp variiert. Der allgemeine Ablauf umfasst folgende Schritte:

1. Beglaubigung durch die zuständige malaysische Behörde.
2. Überbeglaubigung durch das malaysische Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten (Wisma Putra).
3. Legalisation durch die Deutsche Botschaft in Kuala Lumpur.
4. Übersetzung der Dokumente (falls für die Verwendung in Deutschland erforderlich).

Nachfolgend erklären wir jeden Schritt im Detail und geben an, was für den jeweiligen Dokumenttyp erforderlich ist.

Schritt 1: Beglaubigung der Dokumente

Nicht alle Dokumente benötigen eine vorherige Beglaubigung durch eine malaysische Behörde.

- Personenstandsurkunden (z. B. Geburts-, Heirats-, Scheidungs-, Todesurkunden):
Müssen nicht von einer anderen Behörde zusätzlich überbeglaubigt werden und können direkt zu Schritt 2 übergehen.

- Gerichtliche Entscheidungen (z. B. Urteile, Beschlüsse):
Müssen nicht von einer anderen Behörde zusätzlich überbeglaubigt werden und können direkt zu Schritt 2 übergehen.

- Bildungsdokumente (z. B. Schulzeugnisse, Abschlusszeugnisse):
Müssen vom malaysischen Bildungsministerium oder dem Ministerium für höhere Bildung beglaubigt werden, bevor sie zu Wisma Putra weitergeleitet werden.

- Sonstige Dokumente (z. B. Verträge, Vollmachten, eidesstattliche Erklärungen):
Müssen zunächst von einem malaysischen Notar öffentlich beglaubigt werden. Der Notar muss die vorgenommenen Handlungen spezifizieren (z. B. Unterschriftsbeglaubigung, Überprüfung des Inhalts). Eine bloße Unterschrift reicht nicht aus.

Hinweis: Ein Notary Public beglaubigt Dokumente oder eidesstattliche Erklärungen zur Verwendung im Ausland (außerhalb Malaysias), während ein Commissioner for Oaths diese ausschließlich für die Verwendung innerhalb Malaysias zertifiziert. Dokumente, die von einem Commissioner for Oaths beglaubigt wurden, können nicht zur Legalisierung bei der Deutschen Botschaft eingereicht werden, da diese Beglaubigung international nicht anerkannt ist.

Schritt 2: Überbeglaubigung durch das malaysische Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten

Nachdem Ihr Dokument von der zuständigen Behörde beglaubigt wurde, muss es zur Überbeglaubigung beim Konsularbereich des malaysischen Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten (Wisma Putra) eingereicht werden. Die Überbeglaubigung bestätigt die Unterschrift der Person, die das Dokument ausgestellt hat, und stellt sicher, dass die unterzeichnende Person dazu befugt ist.

- Einreichung: Reichen Sie das beglaubigte Originaldokument bei Wisma Putra in Putrajaya ein. Das Ministerium wird das Dokument mit einem offiziellen Stempel und einer Bestätigung der Authentizität versehen.

Wichtig: Nur Originaldokumente sollten von Wisma Putra überbeglaubigt werden. Beglaubigte Kopien oder Kopien werden von der Deutschen Botschaft nicht legalisiert.

Schritt 3: Legalisation durch die Deutsche Botschaft

Sobald das Dokument von Wisma Putra überbeglaubigt wurde, können Sie mit der Legalisation durch die Deutsche Botschaft in Kuala Lumpur fortfahren. Durch diesen letzten Schritt wird das Dokument offiziell für die Verwendung in Deutschland anerkannt.

- Termin: Sie müssen einen Termin bei der Deutschen Botschaft vereinbaren, um Ihre Dokumente zur Legalisation einzureichen. Die Legalisation kann nur während der regulären Öffnungszeiten der Botschaft bearbeitet werden.

- Einreichung: Reichen Sie das original überbeglaubigte Dokument zur Legalisation in der Botschaft ein. Die Botschaft wird überprüfen, ob das Dokument ordnungsgemäß von Wisma Putra überbeglaubigt wurde.

Wichtige Hinweise zur Legalisation:
- Wenn Ihr Originaldokument laminiert ist, muss die Laminierung vor der Einreichung entfernt werden. Sollte dies nicht möglich sein, müssen Sie einen neuen beglaubigten Auszug oder ein neu ausgestelltes Dokument bei der zuständigen malaysischen Behörde anfordern.
- Malaysische MyKad und Pässe können nicht legalisiert werden.
- Bei verlorenen oder beschädigten Dokumenten müssen Sie eine neue Kopie bei der zuständigen Behörde anfordern. Für persönliche Dokumente wenden Sie sich an das Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) für die Neuausgabe.

Schritt 4: Übersetzung der Dokumente

Die meisten Dokumente müssen vor der Verwendung in Deutschland ins Deutsche übersetzt werden. Der Übersetzungsprozess hängt vom Dokumenttyp und Verwendungszweck ab:

- Verpflichtende Übersetzung:
Erforderlich für Visumanträge, Geburtsregistrierungen und andere Anträge bei der Deutschen Botschaft. Das Dokument sollte nach der Überbeglaubigung durch Wisma Putra übersetzt werden, um sicherzustellen, dass der Überbeglaubigungsstempel in der Übersetzung erscheint.

- Übersetzung durch vereidigte Übersetzer:
Für bestimmte Zwecke, wie die Eheschließung in Deutschland, kann es erforderlich sein, dass die Übersetzung von einem vereidigten Übersetzer vorgenommen wird. Während die Nutzung der von der Botschaft empfohlenen Übersetzerliste optional ist, sollten Sie sich bei der zuständigen deutschen Behörde erkundigen, ob eine Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer erforderlich ist.

- Zweisprachige Dokumente:
Einige malaysische Dokumente werden mit zweisprachigen Überschriften (z. B. Malaiisch und Englisch) ausgestellt. Die von den Behörden ausgefüllten Details (z. B. Rasse, Geschlecht, Religion) sind jedoch oft nur in Malaiisch. Selbst wenn ein Dokument zweisprachige Überschriften aufweist, kann eine Übersetzung ins Deutsche für die amtliche Verwendung erforderlich sein.